Durch die moderne Kommunikation haben Emails und Faxe heute schon Aktenrelevanz und sind vor Gericht darzulegende Dokumente.

Durch die jetzige Parallelität der Ablagewelten (Explorer-Struktur --> Mailprogramm -->klassische Registratur) bekommen Sie keine kompletten Akten.

Mit der Mail/Wiedervorlage von REGISAFE schaffen Sie Synergien und können von weiteren Vorteilen profitieren.

• Keine Redundanz der Schriftstücke (Mehrfachausdruck, Mehrfachablage)
• Mails und Faxe direkt in die Sachakte ablegen, d. h. Zugriff auch für berechtigte Kollege
• Einzelne Schriftstücke oder komplette Aktenbereiche auf Wiedervorlage legen --> Wegfall der klassischen Papier-Wiedervorlage (z. B. Pultordners)
• Verbessertes Zeitmanagement durch klar organisierte Terminstrukturen
• Wegfall von teuren Mail-Server (Mailzugänge können direkt in REGISAFE konfiguriert werden)

Rechnung, Lieferschein, Angebot, Anfrage - der Turm an Papier für die Abwicklung des Tagesgeschäfts wieder immer höher.

• Viele Schnittstellen ermöglichen die Übernahme der Belege direkt aus der Warenwirtschaft oder Ihrem Kassensystem
• Alternativ Übernahme der Druckdaten über individuellen Spoolimport
• Nachscannen mit Barcode (z. B. unterschriebene Anordnung oder Lieferschein) ohne Probleme möglich
• Kein langer, nervenaufreibender Ablagevorgang

Die Planung von Besprechungen und Sitzungen ist ein langwieriger Prozess.

Mit unseren Modulen Terminkalender, KommunalPLUS Sitzungsdienst und der Mail/Wiedervorlagefunktion bietet REGISAFE alle Werkzeuge für einfache und transparente Kommunikation.

Von der Planung der Tagesordnungspunkte über die Raumbelegung bis zur automatischen Erstellung und Weiterleitung der Protokolle erledigt unser Dokumentenmanagement viele Arbeitsschritte per Knopfdruck. Der Großteil dieser Funktionen befindet sich bereits in Standardumfang des Basispakets.

Sensible Daten trotzdem im schnellen Zugriff zu bekommen scheint ein Widerspruch in sich. Mit der REGISAFE Personalakte ist es Ihnen möglich jede einzelne Akte, jedes einzelne Schriftstück, alle Bewerbungsunterlagen mit einem individuellen Benutzerzugriff zu versehen. Es ist sogar möglich einzelne Felder mit Rechten zu vergeben. Ein unerlaubter Zugriff wird somit ausgeschlossen. Ergänzend ist es möglich alle (auch erlaubten) Zugriffe zu protokollieren. Ein fälschungssicherer Dateispeicher rundet unser Sicherheitskonzept abschließend ab.

Trotz aller Sicherheit kommt die Übersichtlichkeit nicht zu kurz. Durch die Unterteilungsmöglichkeit der Personalakte können Sie Ihre klassische Registratur ohne Probleme abbilden in z. B. Unterteilung "Bewerbung", "Vertrag", "Urlaub", "Gehalt" usw.

Bewerbungsverfahren kosten jeweils mehrere Tausend Euro. Durch das aufwändige Handling und die spätere Kommunikation mit dem Bewerber, geht ein (zu) großer Anteil von Mitarbeiter-Ressourcen verloren. Mit der REGISAFE Personalverwaltung in Verbindung mit dem KommunalPLUS Stellenbesetzungsverfahren organisieren Sie Ihre Recruiting-Vorgänge standardisiert und handelt diese automatisch (standardisierte Arbeitsschritte, Workflow, autom. Email-Versand usw.) ab.

Ihre Vorteile:

• Zeitersparnis
• Sicherheit
• Kostensparend
• Übersichtlich
• Geringe Umgewöhnungsphase, da Abbildung der klassischen Ablage

Arbeiten mit dem Dokumentenmanagement REGISAFE bedeutet pflegen von Kundenbeziehungen auf höchstem Niveau. Sie bekommen nicht nur ein konfigurierbares CRM-System, sondern greifen gleichzeitig auf Ihre Kundenakten zu, erkennen über das Modul "Telefonwahl" sofort den Anrufer und haben mit einem Klick alle relevanten Schriftstücke zur Hand.

Ihre Reaktionszeiten sind somit geringer und die Prozesskosten sinken erheblich.

Sparen auch Sie jetzt mit dem Dokumentenmanagementsystem REGISAFE!

Projekte betreffen die unterschiedlichsten Bereiche einer Verwaltung oder eines Unternehmens. Durch die Unterteilung der Akten erreichen Sie eine übersichtliche Struktur. Abteilungsübergreifend sind somit ganzheitliche Akten ohne redundante Ablage abbildbar.

Doppelte und mehrfache Datenpflege kann man sich in der heutigen Zeit nicht mehr erlauben. Dies kommt bei Ihnen nicht vor?

Die mehrfache Pflege im Mailsystem, Telefonwahl-Programm, Finanz/Buchhaltungsprogramm, Warenwirtschaft und sonstigen Fachanwendungen ist fast zum Standard geworden. Dies kann nicht sein!

REGISAFE bietet mit seinen Programmmöglichkeiten alle Gegebenheiten um solche Missverhältnisse zu vermeiden. Als führendes Programm mit Anbindung der anderen Programme über individuelle Schnittstellen hat sich das Dokumentenmanagemensystem REGISAFE seit annähernd 20 Jahren bewährt.